Hoa cho hội nghị khách hàng và lễ ra mắt sản phẩm

Một buổi hội nghị khách hàng hay lễ ra mắt sản phẩm thường có nhiều thứ cần chú ý: màn hình, âm thanh, tài liệu, khách mời. Hoa hiếm khi là việc được nghĩ đến đầu tiên, nhưng lại là chi tiết khiến không gian bớt khô cứng và thân thiện hơn rất nhiều.

Điều khó nằm ở chỗ hoa trong sự kiện kiểu này phải làm được hai việc cùng lúc: đẹp mắt và không gây phiền. Hoa không được che mặt người nói chuyện, không đổ vỡ giữa chừng, không có mùi quá nồng. Dưới đây là cách cân nhắc từng bước để bạn chọn hoa vừa tinh tế vừa thực dụng.

Bắt đầu từ quy mô và công năng của buổi lễ

Trước khi nghĩ đến loài hoa, hãy hình dung buổi lễ diễn ra thế nào. Khách ngồi theo bàn tròn hay xếp ghế như lớp học? Có bục phát biểu hay chỉ có màn hình? Có tiệc nhẹ sau chương trình hay không? Mỗi cách bố trí cần một kiểu hoa khác nhau.

• Bàn tròn có khách ngồi quanh: hoa nên thấp hoặc thật thanh để mọi người nhìn thấy nhau.
• Hội trường xếp ghế: hoa tập trung ở bục, bàn đón khách và hai bên sân khấu.
• Tiệc đứng: dùng vài bình hoa nhỏ rải rác, tránh hoa lớn chắn đường đi.

Hãy lên danh sách các điểm cần hoa, rồi chia theo thứ tự ưu tiên. Thường quầy đón khách và khu trưng bày sản phẩm là hai nơi nhiều người nhìn thấy nhất, nên đầu tư trước ở đó. Các điểm phụ có thể dùng bình hoa đơn giản hơn để tổng thể không bị rối.

Nếu bạn cần ý tưởng bố cục cho tiệc trang trọng, hãy xem thêm bài nghệ thuật trang trí hoa bàn tiệc hội nghị sang trọng.

Tông màu hài hòa với màu nhận diện của sản phẩm

Hoa trong sự kiện kinh doanh nên hỗ trợ thông điệp chứ không tranh sự chú ý với sản phẩm. Cách an toàn nhất là chọn tông trắng, kem hoặc xanh lá, rồi thêm một điểm nhấn nhỏ trùng với màu thương hiệu. Khi đó hoa đứng cạnh phông nền, bục phát biểu hay logo đều hài hòa.

Lan hồ điệp là lựa chọn nhiều đơn vị ưa dùng vì dáng thanh, giữ được lâu và tạo cảm giác lịch lãm. Hoa hồng trắng, hoa ly, cẩm tú cầu cũng phù hợp nếu bạn cần khối hoa đầy đặn hơn.

Một vài lưu ý về màu sắc:

• Không dùng quá nhiều màu nóng đậm, dễ lấn át sản phẩm.
• Nếu phông nền sẫm, chọn hoa sáng để nổi bật.
• Nếu phông nền sáng, thêm lá xanh để tạo chiều sâu.
• Giữ tối đa ba màu chính cho toàn không gian.

Một bảng màu gọn sẽ giúp ảnh chụp, video quay sự kiện cũng đẹp và đồng nhất, điều mà bộ phận truyền thông nào cũng mong muốn.

Bố trí bàn đón khách, bục phát biểu và khu trưng bày

Bàn đón khách là nơi tạo ấn tượng đầu tiên. Một bình hoa cân đối đặt lệch về một bên bàn, chừa chỗ cho danh sách khách mời và thẻ tên, sẽ trông chuyên nghiệp mà không chiếm chỗ làm việc.

Ở bục phát biểu, hoa thường đặt dưới bục hoặc ở hai bên, không đặt trên mặt bục vì dễ che người nói và micro. Chiều cao hoa nên thấp hơn tầm mắt khi đứng, và cành phải chắc để không rung khi có người bước đi.

Tại khu trưng bày sản phẩm, hoa đóng vai trò làm nền. Hãy để hoa nằm ở một góc, hoặc xen giữa các mô hình với khoảng cách vừa phải. Đừng để hoa trùng chiều cao với sản phẩm vì ánh nhìn sẽ bị chia đôi.

Với dãy bàn dài, bạn có thể lặp lại cùng một kiểu bình, cách nhau đều nhau, để tạo nhịp điệu. Cách làm này vừa gọn, vừa dễ chuẩn bị, vừa hợp với những buổi tiệc cần sự trật tự. Nếu muốn tìm hiểu cách chọn màu theo chủ đề sự kiện, hãy đọc bài chọn màu hoa theo chủ đề sự kiện.

Chi tiết an toàn, vệ sinh và hậu cần cần nhớ

Phần việc ít ai chú ý nhưng lại quyết định buổi lễ có suôn sẻ hay không. Hãy lưu tâm vài điều sau.

• Chọn hoa có hương dịu. Hoa quá thơm dễ gây khó chịu trong phòng kín có máy lạnh.
• Dùng bình có đế vững và đặt chắc chắn, tránh đặt gần mép bàn hoặc lối đi.
• Khoảng cách giữa hoa và ánh đèn nóng nên đủ xa để hoa khỏi héo nhanh.
• Chuẩn bị khăn lau nhỏ và khay đỡ để nước không dây ra bàn.
• Thống nhất giờ giao hoa với ban tổ chức, nên đến sớm để kịp sắp xếp.

Nếu buổi lễ kéo dài nhiều giờ, nhớ hỏi người phụ trách về chỗ đặt hoa khi kết thúc. Một số đơn vị muốn tặng lại hoa cho khách mời, một số muốn mang về văn phòng. Biết trước sẽ giúp bạn chọn kiểu cắm dễ di chuyển, gọn nhẹ.

Mẹo nhỏ từ Mer: Hãy chụp lại sơ đồ sân khấu và bàn ghế rồi gửi cho người cắm hoa. Chỉ cần nhìn sơ đồ, họ sẽ gợi ý được chiều cao và vị trí hoa phù hợp, tránh những chỉnh sửa vào phút chót.

Lời kết

Hoa cho hội nghị khách hàng hay lễ ra mắt sản phẩm không cần cầu kỳ. Chỉ cần gọn, sạch, đúng tông màu, không che tầm nhìn và có chỗ đặt hợp lý là buổi lễ đã thêm phần chỉn chu. Hãy bắt đầu từ công năng, rồi mới đến vẻ đẹp.

Nếu bạn muốn nhờ tiệm thiết kế những bình hoa đồng bộ cho sự kiện nhỏ, Mer Floral nhận thiết kế hoa theo yêu cầu tại Đô Lương, Nghệ An. Tiệm chụp ảnh hoa thật gửi bạn xem và duyệt trước khi giao tận nơi. Bạn cũng có thể nhắn qua Zalo để được tư vấn trước.